Assistant d'extraction de données
L'assistant d'extraction de données extrait des données brutes d'un modèle de données et les place dans un tableau structuré dans le classeur. Les champs sont sélectionnés, des filtres sont appliqués, et le tableau généré peut ensuite être formaté, enrichi de colonnes de formules et ajusté avec des en-têtes personnalisés. Le formatage et les formules sont conservés après chaque actualisation, sans avoir à les recréer à chaque mise à jour des données.
Le formatage des colonnes repose sur le style appliqué à la première ligne et s'étend sur toute la colonne. Le formatage au niveau des lignes est également conservé lors des actualisations. Il est aussi possible d'effectuer un forage avant sur une extraction pour obtenir des informations plus détaillées sur les formules de l'extraction.
Quand créer une extraction de données
- Créer des mises en page de rapport personnalisées en sélectionnant des champs spécifiques d'un modèle de données et en les organisant dans l'ordre souhaité.
- Ajouter des colonnes calculées à côté des données extraites à l'aide de formules ou de l'assistant de formule, et les conserver lors des actualisations.
- Travailler avec des données brutes lorsque des lignes individuelles sont nécessaires plutôt que des valeurs agrégées d'un tableau croisé dynamique ou d'une formule.
Effectuer une extraction de données
- Sélectionnez une cellule vide.
- Dans l'onglet Analyse, cliquez sur Assistant d'extraction de données.
- Sélectionnez l'environnement et le modèle de données.
- Saisissez un nom dans le champ Nom de l'extraction.
- Dans l'onglet Champs, recherchez ou sélectionnez les champs à inclure.
- (Facultatif) Ajoutez des filtres ou des groupes.
- Cliquez sur Créer. Un tableau est généré selon les sélections effectuées.
Chaque en-tête de colonne dans une extraction de données doit avoir un nom unique. Les noms en double ne sont pas autorisés.
Pour un exemple complet, voir Exemple d'extraction de données.
Propriétés de l'extraction de données
| Propriété | Ce qu'il faut configurer |
|---|---|
| Environnement | Environnement depuis lequel les données sont extraites. Si défini sur Environnement actuel, les données proviennent de l'environnement actif. |
| Modèle de données | Modèle de données depuis lequel les données sont extraites. |
| Nom de l'extraction | Nom unique pour l'extraction. Doit être unique dans le classeur et ne peut contenir que des caractères alphanumériques et des tirets bas. |
Sélectionner et configurer les champs
L'onglet Champs permet de choisir les dimensions, descriptions et mesures à inclure dans le tableau. Recherchez un champ dans le panneau de gauche, puis faites-le glisser ou double-cliquez dessus pour l'ajouter à la zone centrale.
- Grouper par détermine si ce champ est utilisé pour regrouper les lignes. Lorsque désactivé, le champ est inclus dans les résultats mais ne crée pas de groupes.
- Order By contrôle le tri des données groupées.
- Agrégation réduit le nombre de lignes en appliquant une opération au champ avant que le tableau ne le traite. Les calculs sont basés sur ce résultat agrégé et non sur les données brutes.
Cette extraction récupère les totaux des bons de commande regroupés par fournisseur et ligne de produits pour le T3 et le T4 de 2024. Le montant des bons est trié en ordre décroissant pour afficher les postes de dépenses les plus élevés en premier. Les quantités commandées et reçues sont additionnées par groupe pour présenter l'exécution aux côtés des dépenses.
L'extraction retourne une ligne par combinaison fournisseur et ligne de produits, avec le montant total des bons de commande et les quantités additionnées. Une colonne de formule peut ensuite être ajoutée pour calculer le pourcentage reçu (Quantité reçue divisée par Quantité commandée) directement dans la feuille.
Avec Grouper par activé pour Nom du fournisseur et Ligne de produits, l'extraction retourne une ligne par combinaison plutôt qu'une ligne par transaction.
Options
| Option | Description |
|---|---|
| Rafraîchir à l'ouverture | Actualise automatiquement l'extraction à l'ouverture du classeur. |
| Rafraîchissement automatique | Actualise automatiquement l'extraction lorsqu'un filtre associé change. |
| En-têtes de ligne | Affiche les en-têtes de colonnes dans l'extraction. |
| Afficher le total de la ligne | Affiche la ligne de total au bas de l'extraction. |
| Top X | Limite le nombre de lignes retournées par l'extraction. |
| Feuille de calcul | Détermine l'emplacement de l'extraction :
|
| Emplacement | Cellule dans laquelle l'extraction est insérée. Affiché uniquement avec une feuille existante. |
Ajouter des filtres à une extraction
Les filtres limitent les données incluses dans l'extraction. Des filtres individuels ou des groupes de filtres peuvent être ajoutés et combinés avec une logique Et / Ou. Pour chaque filtre, un champ, un opérateur et une valeur sont à sélectionner.
- Les filtres individuels ciblent une condition unique.
- Les groupes regroupent plusieurs filtres évalués comme une seule unité.
Les valeurs peuvent être saisies manuellement ou en référençant une cellule. Il est aussi possible de rechercher une valeur spécifique à l'aide de l'icône guide de sélection à côté d'un filtre. Sélectionnez une méthode de filtre pour effectuer une recherche ou utilisez des caractères génériques pour une correspondance plus précise.
Saisir les valeurs de filtre
Chaque valeur de filtre peut être saisie sous forme de texte ou de référence de cellule. Le comportement dépend de la configuration du champ de valeur.
| Mode | Fonctionnement | Configuration |
|---|---|---|
| Référence de cellule | La valeur est extraite dynamiquement d'une cellule de la feuille. L'extraction se met à jour lorsque la valeur de la cellule change. | Cliquez sur le tiret bas dans le champ de valeur, puis sélectionnez la cellule dans la feuille. |
| Texte | La valeur est saisie directement et reste fixe quelle que soit la valeur dans la feuille. | Cliquez sur l'icône A à côté du champ de valeur. Lorsqu'elle est active, l'icône devient bleue. |
Si le guide de sélection est utilisé pour sélectionner une valeur, celle-ci est automatiquement définie comme texte.
Rechercher des valeurs avec des caractères génériques
Les caractères génériques et expressions s'appliquent uniquement aux valeurs texte, pas aux nombres. Pour les utiliser, cliquez sur l'icône guide de sélection à côté d'un filtre et choisissez les caractères génériques dans la méthode de filtre. Ces expressions fonctionnent avec les opérateurs Égal, Différent, Dans la liste et Pas dans la liste.
Caractères génériques acceptés
?correspond exactement à un caractère*correspond à un ou plusieurs caractères!exclut des caractères ou des plages;sépare plusieurs valeurs&combine des conditions[a:b]définit une plage entre deux valeurs"..."traite les caractères spéciaux comme du texte brut
| Exemple | Correspondance |
|---|---|
4000 | Correspond exactement à 4000. |
4000;5000;6000 | Correspond à 4000, 5000 ou 6000. |
4* | Correspond à toute valeur commençant par 4. |
4??? | Correspond aux valeurs commençant par 4 avec exactement quatre caractères. |
A*&*Z | Correspond aux valeurs commençant par A et se terminant par Z. |
[4000:4999] | Correspond aux valeurs comprises entre 4000 et 4999. |
[A*:F*] | Correspond aux valeurs de A à F par correspondance de préfixe. |
!4000 | Exclut 4000. |
!4* | Exclut les valeurs commençant par 4. |
!4??? | Exclut les valeurs commençant par 4 avec exactement quatre caractères. |
[10000:10200]!10100 | Correspond aux valeurs entre 10000 et 10200, mais exclut 10100. |
!1000;2000;7000 | Exclut 1000, 2000 et 7000. |
"10:00" | Correspond à la valeur littérale 10:00 (: n'est pas traité comme un opérateur de plage ici). |
[4???:5???] | ERREUR ? dans une borne de plage n'est pas pris en charge. |
[A*B:C] ou [**:C] | ERREUR * au milieu d'une borne de plage ou plusieurs * dans une borne de plage ne sont pas pris en charge. |
Personnaliser une extraction
Après la création d'une extraction, des hyperliens, des en-têtes personnalisés et des colonnes de formules adjacentes peuvent être ajoutés.
- Ajouter des hyperliens cliquables
- Personnaliser les en-têtes
- Ajouter des colonnes adjacentes
Ajouter des hyperliens cliquables
Si un champ est configuré avec un format hyperlien dans le modèle de données, ses valeurs apparaissent sous forme de liens cliquables dans les résultats de l'extraction. Cliquer sur un lien ouvre l'adresse dans le navigateur par défaut.
Les hyperliens fonctionnent uniquement lorsqu'une valeur de champ commence par http:// ou https://. Les autres formats comme Markdown, les balises HTML ou les syntaxes de liens personnalisés ne sont pas pris en charge.
Personnaliser les en-têtes
Les en-têtes de colonnes par défaut peuvent être remplacés par des noms personnalisés. Les en-têtes par défaut sont générés à partir des descriptions de champs du modèle de données. Les en-têtes personnalisés sont conservés après les actualisations et ne sont pas écrasés par les noms de champs d'origine.
Ajouter des colonnes adjacentes
Des colonnes de formules peuvent être ajoutées à côté de l'extraction. Les formules créées avec l'assistant de formule ou la syntaxe Excel standard sont incluses dans la définition de l'extraction lorsque la cellule commence par =.
Pour réorganiser les colonnes (y compris les colonnes adjacentes) :
- Sélectionnez l'extraction de données.
- Dans l'onglet Analyse, cliquez sur Assistant d'extraction de données.
- Dans Champs, faites glisser le champ vers la position souhaitée à l'aide de l'icône réorganiser.
- Cliquez sur Mettre à jour.
Copier une extraction de données
- Sélectionnez la cellule contenant l'extraction de données à copier.
- Faites un clic droit sur la cellule, pointez sur Extraction de données et cliquez sur Copier l'extraction de données.
- Sélectionnez la cellule vide où coller l'extraction.
- Faites un clic droit sur la cellule vide, pointez sur Extraction de données et cliquez sur Coller l'extraction de données.
- Cliquez sur Enregistrer.
Rafraîchir une extraction de données
L'actualisation récupère les dernières données depuis la source pour que l'extraction reflète les informations les plus récentes.
- Dans la Barre d'outils, cliquez sur Rafraîchir.
- Vérifiez que le bouton Extractions de données est activé.
- Sélectionnez l'une des options suivantes :
- Classeur complet pour actualiser toutes les extractions de données
- Feuille de calcul actuelle pour actualiser uniquement la feuille active
Forage avant sur une extraction de données
Si un profil de forage avant est configuré, un forage avant peut être effectué sur une extraction de données pour afficher le détail derrière une valeur. Le forage avant est disponible uniquement sur les champs de mesure.
- Sélectionnez une cellule contenant une mesure.
- Dans l'onglet Analyse, cliquez sur Assistant Forage Avant.
- Définissez le profil et les champs à utiliser.
- Cliquez sur Mise à jour et Forage avant pour enregistrer les modifications du profil uniquement, ou sur Mettre à jour et Forer avant pour mettre à jour le profil et afficher le tableau de forage avant à droite.
- Cliquez sur Enregistrer.