Extraction de données

La fonctionnalité Extraction de données se connecte à une source externe, comme un système ERP, et écrit les résultats sous forme de tableau directement dans le fichier Excel. Les champs à extraire sont sélectionnés, des filtres sont appliqués pour affiner les résultats et une planification d'actualisation est définie. Le tableau se met à jour automatiquement à mesure que les données source évoluent.

Contrairement à la formule NecAccess, qui retourne une valeur calculée unique, une extraction retourne un ensemble complet d'enregistrements : un journal de transactions, une liste de produits ou tout jeu de données structuré à utiliser directement dans Excel.

Quand extraire des données

• Générer des tableaux en direct dans Excel depuis des systèmes externes, mis à jour au fil des changements dans les données source.
• Filtrer et trier des sous-ensembles de données pour ne récupérer que les enregistrements nécessaires au rapport.
• Créer des listes dynamiques qui restent à jour à mesure que de nouveaux enregistrements apparaissent dans le système source.
• Actualiser les données automatiquement à chaque ouverture du fichier Excel.

Créer une extraction de données

1. Dans l'onglet Compléments, sélectionnez Extraction de données.
2. Configurez le Modèle de données et l'Environnement.
3. Sous Sélection de valeurs sur les dimensions, ajoutez des filtres pour affiner les données.
4. Sous Colonnes, sélectionnez les champs à extraire et utilisez les boutons fléchés pour ajuster leur ordre.
5. Configurez les paramètres supplémentaires.
6. Pour filtrer les valeurs à l'aide d'un nœud d'arbre de reporting, sélectionnez la cellule de référence depuis l'arborescence de génération d'états dans le champ Sélecteur de nœud d'arborescence de génération d'états.
7. Cliquez sur Ok pour générer le tableau d'extraction.

remarque

La modification du Sélecteur de nœud d'arborescence de génération d'états déclenche une actualisation automatique de toutes les formules associées.

Propriétés de l'extraction de données

Propriété	Effet
Modèle de données	Modèle de données depuis lequel effectuer l'extraction.
Environnement	Environnement cible pour l'extraction.
Paramètres des dimensions	Ajoute des filtres pour affiner les données.
Colonnes	Champs disponibles pouvant être extraits.
Colonnes sélectionnées	Champs à extraire, organisés à l'aide des boutons fléchés.

Paramètres supplémentaires

Paramètre	Effet
Style d'actualisation	Contrôle la mise à jour de la feuille lors d'une actualisation : Insérer et supprimer des cellules – (Par défaut) insère ou supprime des lignes pour correspondre au jeu de résultats tout en préservant le contenu environnant. Remplacer les cellules – remplace toutes les données dans la plage de sortie, y compris la mise en forme et les valeurs personnalisées. Remplacer les cellules la première fois, insérer et supprimer des cellules après – remplace la plage lors de la première actualisation, puis bascule vers le comportement d'insertion et suppression lors des actualisations suivantes. Insérer des lignes entières – ajoute de nouvelles lignes selon les besoins sans supprimer les lignes existantes.
Trier par	Trie les enregistrements extraits par ordre croissant (ASC) ou décroissant (DESC).
Top X	Limite le nombre d'enregistrements retournés.
Enregistrements distincts	Retourne uniquement les valeurs uniques. Le champ Trier par doit être inclus dans les Colonnes sélectionnées pour activer cette option.
Afficher les en-têtes	Ajoute une ligne d'en-tête au-dessus des données extraites.
Actualiser à l'ouverture	Actualise l'extraction automatiquement à l'ouverture du fichier Excel.
Emplacement de sortie	Emplacement où placer les données extraites : Nouveau chiffrier pour insérer dans une nouvelle feuille, ou Feuille de calcul existante pour insérer à partir d'une cellule de départ spécifiée.

Appliquer des filtres de dimension

Les filtres de dimension limitent l'extraction à des valeurs spécifiques, comme une société, une période ou une ligne de produits. Le filtrage réduit les lignes inutiles et facilite la maintenance du fichier Excel au fil des évolutions des données source.

1. Sélectionnez une dimension pour filtrer les résultats sur le champ et l'opération spécifiés.
2. Choisissez un type de filtre :
   • Liste pour inclure ou exclure des valeurs spécifiques. Les caractères génériques sont pris en charge.
   • De-À pour définir une plage numérique ou alphanumérique.
   • Sélectionner tout pour inclure toutes les valeurs de la dimension (par défaut).
3. Définissez les valeurs de filtre à l'aide d'un guide de sélection, d'une référence de cellule ou d'une saisie manuelle.
4. Cliquez sur Ok pour insérer la formule.

Utiliser des caractères génériques

• ? remplace exactement un caractère
• * remplace un ou plusieurs caractères

Exemple	Correspondance
4000	Correspond exactement à 4000.
4*	Correspond à toute valeur commençant par 4.
4???	Correspond aux valeurs commençant par 4 et contenant exactement quatre caractères.
4???-???-10	Correspond aux valeurs commençant par 4, suivies de trois caractères, un tiret, trois caractères, un autre tiret, et se terminant par 10.

Rafraîchir les extractions de données

Utilisez le bouton Rafraîchir Extraction de données dans l'onglet Compléments pour mettre à jour toutes les extractions du classeur actif. Cette action est utile après avoir modifié des filtres ou des paramètres pour s'assurer que les données extraites reflètent les dernières valeurs du système source.