Assistant de Formules

Un Assistant de Formules est une fonction personnalisée alimentée par NecAccess qui récupère des données de votre ERP ou de systèmes externes et les affiche directement dans votre feuille de calcul Excel.

Vous pouvez écrire des formules manuellement ou utiliser l'Assistant de Formules dans l'onglet Add-ins pour les générer.

Ces formules se comportent comme des formules Excel standard : lorsque vous les copiez, les collez ou les faites glisser, les références s'ajustent automatiquement. Cependant, les formules utilisant l'opération List fonctionnent différemment : au lieu d'être enregistrées en tant que formules, elles sont stockées sous forme de commentaires de cellule pour éviter les modifications accidentelles et éviter de déclencher des recalculs dans Excel.

Quand utiliser l'Assistant de Formules

• Récupérer des valeurs en temps réel : Insérez des données ERP ou externes directement dans les cellules Excel.
• Construire des tableaux de bord et rapports en direct : Créez des rapports personnalisés en utilisant des valeurs toujours à jour.
• Effectuer des calculs : Générez des sommes, des comptes, des moyennes, etc., sans exporter de données.
• Référencer des entrées dynamiques : Utilisez des paramètres ou des références de cellules pour conduire des résultats calculés.
• Afficher des informations contextuelles : Montrez des valeurs connexes telles que des descriptions, des soldes ou des transactions.
• Éliminer les actualisations manuelles : Automatisez la génération de rapports sans copier-coller répété à partir des systèmes sources.

Créer une formule en utilisant l'assistant de formules

1. Dans l'onglet Add‑ins, sélectionnez Assistant de Formules.
2. Dans la boîte de dialogue, configurez la Référence au Modèle de Données / Environnement à interroger.
3. Choisissez le Champ à récupérer.
4. Sélectionnez l'Opération.
5. (Facultatif) Pour filtrer par un noeud d'arborescence de génération d'états, sélectionnez la cellule de référence définie dans Arborescence de génération d'états dans le champ Nœud d'arborescence de génération d'états.
   Note : Lorsque vous modifiez ce champ, les formules sont automatiquement actualisées.

Appliquer des filtres de dimension

1. Sélectionnez une dimension pour filtrer les résultats pour le champ et l'opération spécifiés.
2. Choisissez l'un des types de filtre suivants :
   • Liste – Inclure ou exclure des valeurs spécifiques. Jokers sont supportés.
   • De–À – Définissez une plage numérique ou basées sur des chaînes.
   • Sélectionner Tout – Inclure toutes les valeurs dans la dimension (par défaut).
3. Utilisez un prompt ou une référence de cellule pour définir les valeurs de filtre, soit en les saisissant manuellement, soit en les liant à une autre cellule.
4. Lorsque vous êtes prêt, sélectionnez OK. La formule générée apparaît dans la barre de formule Excel.

Utilisation des jokers pour le filtrage

• ? remplace un caractère
• * remplace plusieurs caractères

Exemple de joker	Description
4000	Correspond exactement à une seule valeur.
4*	Correspond à toute valeur commençant par 4.
4???	Correspond à toute valeur de quatre caractères commençant par 4.
4???-???-10	Correspond à une valeur commençant par 4, suivie de deux groupes de trois caractères séparés par des tirets, et se terminant par 10 (11 caractères au total).

Opérations Disponibles

Opération	Description
Compter	Retourne le nombre de valeurs pour le champ sélectionné.
Compter Unique	Retourne le compte des valeurs uniques.
Description	Retourne une étiquette ou une description textuelle pour le champ sélectionné.
Min / Max	Récupère la plus petite ou la plus grande valeur.
SOMME	Retourne la valeur totale.
SOMME (Inversion)	Retourne un total inversé (par exemple, pour les états des résultats).
SOMME (Débit)	Retourne la somme des valeurs de débit uniquement.
SOMME (Crédit)	Retourne la somme des valeurs de crédit uniquement.
Liste	Génère une liste de valeurs avec une mise en page et des options personnalisées. Lorsque Liste est sélectionné, une boîte de dialogue de configuration apparaît où vous pouvez définir : Méthode d'insertion de liste: Cellule unique délimitée par des virgules – Toutes les valeurs apparaissent dans une cellule. Remplacer les cellules existantes – Les valeurs remplacent les cellules adjacentes. Déplacer les cellules existantes – Les valeurs déplacent le contenu existant vers la droite ou vers le bas. Orientation de la liste: Horizontale – Place les valeurs dans des colonnes adjacentes. Verticale – Place les valeurs dans des lignes adjacentes. Ordre de la liste: Aucun – Pas de tri. Croissant – Trier les valeurs A–Z ou 0–9. Décroissant – Trier les valeurs Z–A ou 9–0. Exclure les doublons: Assure que seules des valeurs uniques apparaissent.
Liste Dynamique	Génère une liste séparée par des virgules, mise à jour automatiquement, triée par ordre croissant.

Exemple

Retourner la Somme des Publications de Grand Livre filtrées par Code de Compte pour 2018

1. Ouvrez l'Assistant de Formules.
2. Sélectionnez le modèle de données à Détails des Transactions GL.
3. Dans le menu déroulant Champ, sélectionnez Publication de grand livre.
4. Dans le menu déroulant Opération, sélectionnez Somme.
5. Sous Paramètres des Dimensions, sélectionnez Code de Compte, choisissez Liste, et entrez $B6.
6. Cliquez sur l'icône Ajouter la sélection au filtre.
7. Sous Paramètres des Dimensions, sélectionnez Année, choisissez Liste, et entrez $B5.
8. Cliquez sur l'icône Ajouter la sélection au filtre.
9. Cliquez sur OK pour insérer la formule dans la cellule sélectionnée.